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FICHE DE POSTE

Assistant/assistante de direction

Description du poste  Le titulaire du poste organise et coordonne pour un supérieur hiérarchique, la transmission et la rédaction des informations du service. Frappe, saisit et présente des notes et des documents généralement à caractère confidentiel. Traite, exploite, suit une partie des informations du service (correspondance courante, affaires spécifiques). Réceptionne le courrier et organise les rendez-vous, reçoit et filtre les communications téléphoniques, établit un contact direct avec son supérieur hiérarchique et avec l'extérieur. Peut aussi encadrer et former une équipe de collaborateurs ou être responsable du suivi budgétaire du service. L'emploi/métier s'exerce en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique. Il nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses (téléphone, visites) provenant de l'entreprise, de l'extérieur ou du chef hiérarchique.
Catégorie
Statut  Agent administratif
Contrat
Taux d'activité  86.86h
Durée hebdomadaire de travail  20h
Filière emploi
Formation  formations de niveau III (BTS de secrétariat, CFPA...) et de niveau II (licence ou maîtrise) Niveau III (BAC +2)
Expérience  Expérience professionnelle (5 à 10 ans)
Permis de conduire Permis B exigé
Salaire  Smic
Moyen mis à disposition  Outils bureautiques, traitement de texte, tableur, logiciels PAO et/ou PréAO
Localisation des activités  Haut de seine /Paris
Rattachement hiérarchique  Madame Lalanne, Directrice Générale
Connaissance souhaitée  Réglementation dans les domaines concernés
Qualité souhaitée
  • Appliquer la déontologie professionnelle (notamment secret professionnel et droits de l'usager)
  • Capacité d'écoute, d'observation, d'analyse et d'évaluation
  • Capacité de négociation et de médiation
  • Savoir élaborer des objectifs de travail
Qualité humaine souhaitée
  • Sens relationnel
  • Ascendant
  • Autonomie
  • Initiative
ACTIVITES PRINCIPALES
  • Filtrage d'appels téléphoniques.
  • Gestion de l'emploi du temps du supérieur hiérarchique.
  • Exploitation d'une partie des informations.
  • Gestion du budget du service.
  • Gestion de personnel du service (congés, absence, recrutement).
  • Lecture de documents ou informations orales.
  • Dactylographie ou Rédaction de courrier.
  • Utilisation des outils bureautiques
  • Rédaction administrative